Επιχειρήσεις και τηλεργασία, μία σύγχρονη προσέγγιση

Επιστροφή στην Κεντρική Σελίδα του Βιβλίου

Εισαγωγή

Αναμφισβήτητο είναι το γεγονός ότι βρισκόμαστε μπροστά σε μία νέα εποχή στην οποία η τεχνολογία κινείται με ταχύτατους ρυθμούς, η χρήση του διαδικτύου συνεχώς αυξάνεται ενώ και ο ηλεκτρονικός υπολογιστής αποτελεί πια σημαντικό κομμάτι στη ζωή όλων. Το προηγούμενο σε συνδυασμό με τις ολοένα και μεγαλύτερες απαιτήσεις στην παγκόσμια αγορά, αναγκάζει τις επιχειρήσεις να αναζητήσουν νέους τρόπους προκειμένου να είναι ανταγωνιστικές. Στο πλαίσιο αυτό έχουν δημιουργηθεί νέες ευκαιρίες εργασίας για τον κάθε εργαζόμενο. Πλέον δεν υπάρχουν χρονικά και τοπικά όρια και η διεκπεραίωση της εργασίας μπορεί να γίνει οπουδήποτε δηλαδή εκτός του χώρου του γραφείου, σε άλλο τομέα, στο σπίτι, ακόμα και σε άλλη χώρα. Η έννοια της τηλεργασίας απασχολεί τον επιχειρηματικό κόσμο ιδιαίτερα την τελευταία δεκαετία. Ενδιαφέρον έδειξαν ακόμα και οι κυβερνήσεις εξαιτίας των προεκτάσεων από την εφαρμογή της σε οικονομικό και κοινωνικό επίπεδο.

Παρακάτω αναλύονται οι μορφές της τηλεργασίας και παρουσιάζονται τα οφέλη, οι προβληματισμοί και τα μειονεκτήματα, τόσο για την εταιρεία που απασχολεί προσωπικό μέσω της συγκεκριμένης μεθόδου, όσο και για τους εργαζόμενους που αντιστοίχως εμπλέκονται. Αναφέρονται τα επαγγέλματα που ασκούνται μέσω τηλεργασίας, οι προϋποθέσεις για την ορθή τήρηση της, τα νομικά θέματα που σχετίζονται με την τηλεργασία καθώς και η θέση που έχει στην Ελλάδα. Τα ζητήματα που αναλύονται σχετικά με την τηλεργασία στην παρούσα εργασία αφορούν εργαζόμενους με εξαρτημένη σχέση εργασίας και όχι ελεύθερους επαγγελματίες ή εξωτερικούς συνεργάτες που εργάζονται από το σπίτι τους αντί για τη χρήση δικού τους γραφείου.

Τηλεργασία

Σύντομη ανασκόπηση και ορισμός

Οι σκληρότερες συνθήκες ανταγωνισμού αναγκάζουν τις επιχειρήσεις να αναδιοργανώσουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες και να ξεφύγουν από τις παραδοσιακές οργανωτικές δομές. Η ολοένα αυξανόμενη ζήτηση για αγαθά και υπηρεσίες σε εθνικό και παγκόσμιο επίπεδο έχει δημιουργήσει την ανάγκη για γρηγορότερη και περισσότερο αξιόπιστη επεξεργασία της πληροφορίας. Βρισκόμαστε στην αρχή μιας πολύ σημαντικής περιόδου ανάπτυξης παγκοσμίως η οποία χαρακτηρίζεται από βελτιώσεις στην απόδοση της τεχνολογίας και απελευθέρωση των τηλεπικοινωνιών και του εμπορίου. Μέσα σε αυτό το γενικότερο κλίμα λοιπόν γεννήθηκε η ιδέα για απομακρυσμένη εργασία.

Η έννοια της τηλεργασίας προήλθε από το σκεπτικό ότι η εργασία θα μπορούσε να γίνει στον τόπο όπου βρίσκεται ο κάθε εργαζόμενος παρά να θεωρείται κάθε φορά απαραίτητη η μετακίνηση του σε συγκεκριμένο χώρο εργασίας. Οποιοσδήποτε υπάλληλος μπορεί από το χώρου που βρίσκεται (για παράδειγμα από το σπίτι, από ένα γραφείο στη γειτονιά του ,κ.τ.λ) να συμμετέχει στην λειτουργία ενός οργανισμού. Η τηλεργασία παρέχει ευελιξία όσον αφορά το χρόνο και τον τόπο της εργασίας. Με τη χρήση βασικών συσκευών επεξεργασίας δεδομένων (προσωπικό υπολογιστή, μόντεμ, εκτυπωτή) μπορεί ο κάθε τηλεργαζόμενος να συνδεθεί με επιχειρήσεις που βρίσκονται εκατοντάδες ή και χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά, μέσω των εθνικών και διεθνών δικτύων επικοινωνιών.

Τηλεργασία είναι η μορφή εργασίας κατά την οποία ο εργαζόμενος εργάζεται από το σπίτι του ή κάποια άλλη τοποθεσία, κάνοντας χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή και της τεχνολογίας γενικότερα, για επικοινωνία με τα γραφεία της εταιρείας, τους συναδέλφους, τους προϊσταμένους και τους πελάτες (Gainey, Kelley and Hill, 1999).

Η ανάπτυξη της εργασίας από απόσταση τα τελευταία χρόνια οφείλεται σε μια σειρά παραγόντων. Πρώτα απ’ όλα αξίζει να αναφερθεί ότι στη σημερινή εποχή έχει μειωθεί κατά πολύ το κόστος των υπολογιστών και των τηλεπικοινωνιών ενώ αντίθετα έχει αυξηθεί κατακόρυφα η απόδοσή τους. Επιπλέον υπάρχει μεγάλη διαθεσιμότητα εργαλείων που υποστηρίζουν την απομακρυσμένη επικοινωνία ενώ παράλληλα παρατηρείται έντονο ενδιαφέρον από την πλευρά των εργοδοτών και των εργαζομένων να ανακαλύψουν νέους τρόπους για να πετύχουν τους προσωπικούς και επιχειρηματικούς στόχους τους.

Μορφές Τηλεργασίας

Αν και σε γενικές γραμμές η τηλεργασία μπορεί να πάρει διάφορες μορφές, αυτές μπορούν να συμπυκνωθούν στις παρακάτω (Μorgan, 2004):

• Κινητή Τηλεργασία (Μobile Telework): Στην περίπτωση αυτή ο εργαζόμενος δεν έχει μία σταθερή βάση εργασίας και μετακινείται σε διαφορετικές εγκαταστάσεις προκειμένου να παρέχει τις υπηρεσίες του. Ένα τέτοιο παράδειγμα θα μπορούσε να είναι ένας σύμβουλος επιχειρήσεων που μπορεί να ξοδεύει σημαντικό μερίδιο από το χρόνο του στις εγκαταστάσεις πελατών και να απουσιάζει από το γραφείο του για μεγάλο χρονικό διάστημα.

• Τηλεργασία με έδρα το σπίτι (Home-Βased teleworκ): Αναφέρεται στην περίπτωση που ο τηλεργαζόμενος χρησιμοποιεί το σπίτι του ως κύρια έδρα για την εργασία του, αντί του παραδοσιακού χώρου εργασίας σε ένα γραφείο ή τις εγκαταστάσεις του πελάτη.

• Τηλεκέντρα (Telecentres): Είναι συγκεκριμένοι χώροι με τον απαραίτητο εξοπλισμό για τη διεκπεραίωση της εργασίας, όπου υποκαθιστούν το χώρο εργασίας στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Έτσι αντί οι εργαζόμενοι να πηγαίνουν στα κεντρικά, εργάζονται στα τηλεκέντρα που καλύπτουν όλες τις απαιτήσεις και συνήθως βρίσκονται σε κάποιο περιφερειακό χώρο, μακριά από τα κεντρικά γραφεία.

• Τηλεκατοικίες (Telecottages): Είναι μια μορφή τηλεκέντρων με τη διαφορά ότι οι χώροι ανήκουν στις τοπικές κοινότητες κι όχι στον εργοδότη ή κάποια κερδοσκοπική επιχείρηση. Πρόκειται για ξύλινες καλύβες η μικρά σπίτια, τα οποία είναι εξοπλισμένα με τα απαραίτητα εργαλεία της τηλεργασίας, που απαρτίζουν μικρά χωριά. Ευρύτερος σκοπός τους είναι να εκπαιδεύουν τους κατοίκους των απομακρυσμένων περιοχών. Η συγκεκριμένη μορφή τηλεργασίας έχει τις ρίζες της στην Σκανδιναβία.

• Λειτουργική Μετεγκατάσταση (Functional Relocation): Ολόκληρα τμήματα ή λειτουργίες της επιχείρησης αποσπώνται από τα κεντρικά γραφεία και λειτουργούν σε ξεχωριστή τοποθεσία, έχοντας ωστόσο άμεση πρόσβαση στα συστήματα της εταιρείας. Η βασική διαφορά με τα τηλεκέντρα, είναι ότι τα πρώτα μπορούν να αφορούν άτομα από διάφορα τμήματα, ενώ η Λειτουργική Μετεγκατάσταση αφορά ολόκληρο τμήμα ή λειτουργία. Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να είναι η λειτουργία του Τμήματος Εξυπηρέτησης Πελατών σε κάποιο χώρο εκτός των κύριων εγκαταστάσεων της επιχείρησης.

Έχει παρατηρηθεί ότι το βασικό διαφοροποιό στοιχείο στις παραπάνω μορφές είναι ο τόπος που ο εργαζόμενος παρέχει τις υπηρεσίες του σε σχέση με τον παραδοσιακό χώρο, αυτού του γραφείου. Στη συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων, (τουλάχιστον σε επίπεδο Ευρωπαϊκής Ένωσης) ο κυριότερος χώρος εργασίας για τους εργαζόμενους μέσω τηλεργασίας είναι το σπίτι.

Επαγγέλματα που ασκούνται μέσω τηλεργασίας

Η τηλεργασία δεν είναι ο ιδανικός τρόπος εργασίας για όλα τα επαγγέλματα, για παράδειγμα επαγγέλματα που θεωρούν απαραίτητη προϋπόθεση την προσωπική επαφή ή τη χειρωνακτική εργασία δεν είναι δυνατόν να εφαρμοστούν με βάση την τηλεργασία. Κοντολογίς, μερικές από τις κατηγορίες επαγγελμάτων που μπορούν να ασκηθούν μέσω της τηλεργασίας είναι:

• Καλές Τέχνες

• Οπτικοακουστικά μέσα

• Εμπόριο

• Επικοινωνία

• Σχεδιασμός multimedia

• Εκπαίδευση

• Στελέχωση προσωπικού

• Management

• Σχεδίαση Γραφικών

• Χειρισμός Ηλεκτρονικών Υπολογιστών

• Εφαρμογές σχετικά με το Internet

• Δημοσιογραφία

• Νομικός, οικονομικός και κοινωνικός τομέας

• Μάρκετινγκ

• Πληροφορική και Νέες Τεχνολογίες

• Γραμματειακή υποστήριξη

• Μεταφράσεις

Οφέλη και προβληματισμοί για την τηλεργασία

Πλεονεκτήματα

Πλεονεκτήματα για τον εργαζόμενο

Ακολουθεί μία παράθεση ενδεικτικών ωφελειών για τους εργαζόμενους (Shafizadeh et al, 1998):

• Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους από τις μετακινήσεις: Η εργασία από το σπίτι περιορίζει το χρόνο που σπαταλά κανείς στη μετακίνηση από και προς την εργασία του, με αντίστοιχο οικονομικό πλεονέκτημα.

• Μεγαλύτερη ευελιξία σε προσωπικό επίπεδο: Εργασία σε ώρες που είναι αποδοτικότερες για τον καθένα.

• Καλύτερη οργάνωση του προσωπικού χρόνου: Ισορροπία μεταξύ εργασίας και οικογενειακής ζωής. Ακόμα και αν συνήθως οι τηλεργαζόμενοι εργάζονται αρκετές και παραγωγικές ώρες κάθε μέρα έχουν περισσότερο χρόνο για την οικογένειά τους και συμμετέχουν περισσότερο στις οικογενειακές δραστηριότητες (Fonner and Roloff, 2010).

• Περισσότερο συγκεντρωμένη εργασία: Ο εργαζόμενος λειτουργεί σε ένα πιο ήρεμο εργασιακό περιβάλλον χωρίς διακοπές από συναδέλφους ή τους συνήθεις θορύβους που συναντά κανείς σε ένα γραφείο. Επίσης δεν αισθάνεται συνεχώς τον έλεγχο της διοίκησης ενώ ελαττώνονται σε μεγάλο βαθμό και οι προστριβές με τους συναδέλφους του.

• Βελτίωση ευκαιριών εργασίας: Παρουσιάζονται νέες ευκαιρίες για εργασία, γιατί πλέον δεν υπάρχει ο περιορισμός των χιλιομετρικών αποστάσεων, ακόμη και σε κατοίκους ακριτικών περιοχών. Ένας εργαζόμενος μπορεί να συνεχίσει να εργάζεται σε μία εταιρεία ακόμη και εάν αλλάξει τόπο διαμονής.

Δίνεται η δυνατότητα σε ανθρώπους με διάφορα προβλήματα (οικογενειακά, υγείας κ.α) να εργάζονται στο σπίτι και να αξιοποιούν καλύτερα το χρόνο τους χωρίς να χρειάζεται να απομακρύνονται από αυτό. Πλέον αυτές οι ομάδες αισθάνονται ότι μπορούν να προσφέρουν και να συμμετέχουν στο κοινωνικό σύνολο(Bertin and Denbigh, 2003).

Πλεονεκτήματα για τον εργοδότη

Για να υιοθετήσει μία επιχείρηση μία πρακτική όπως η τηλεργασία, για ένα μέρος ή συνόλου του προσωπικού της, θα πρέπει να προσβλέπει σε αποτελέσματα και επιδόσεις που θα ξεπερνούν αυτά που σχετίζονται με τον παραδοσιακό τρόπο εργασίας. Σύμφωνα με τα στοιχεία που παρουσιάζουν οι Gibson et al., (2002) καταλήγουν σε κάποια πλεονεκτήματα που καθιστούν επιθυμητή την τηλεργασία στις επιχειρήσεις.

• Άνοδος της παραγωγικότητας των τηλεργαζομένων: Αυξάνεται η παραγωγικό- τητα των εργαζόμενων μιας και δεν χρειάζεται να καταναλώνουν χρόνο για την μεταφορά τους στο γραφείο και δεν αποσπούνται από το θορυβώδες περιβάλλον του γραφείου.

• Μείωση του κόστους σε ότι αφορά χώρους γραφείων: αυτό εξαρτάται από το μέγεθος της εταιρείας και το ποσοστό των εργαζομένων που δουλεύουν μακριά από τα γραφεία τους.

• Διακράτηση του προσωπικού: Σε περίπτωση που εργαζόμενος λόγω αλλαγής τόπου διαμονής, η αναγκαία διακοπή της εργασίας στο γραφείο, ο εργαζόμενος θα διέκοπτε την συνεργασία που με την εταιρία. Τώρα με την χρήση της τηλεργασίας οι εργαζόμενοι μπορούν να διατηρούν την εργασιακή τους σχέση με την εταιρία με την μορφή της μερικής ή ολικής απασχόλησης. Επίσης υπάρχει σημαντικό οικονομικό όφελος για την εταιρεία, καθώς μειώνονται τα όποια έξοδα για την επιλογή και εκπαίδευση προσωπικού που θα αντικαθιστούσε έναν αποχωρήσαντα.

• Μειωμένες απουσίες από την εργασία: Η απουσία από την εταιρεία δεν ταυτίζεται με απουσία από την εργασία. Η τηλεργασία εμπεριέχει το στοιχείο της ευελιξίας ως προς το χρόνο εκτέλεσης της εργασίας. Άρα κάποιος εργαζόμενος που θα χρειαστεί να λείψει για κάποιες πρωινές ώρες, μπορεί να τις αναπληρώσει δουλεύοντας το απόγευμα , χωρίς να μείνει πίσω στη δουλειά του. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να είναι δύσκολο ή αδύνατο σε ένα παραδοσιακό γραφείο, όπου υπάρχουν συγκεκριμένες ώρες εργασίας.

• Επέκταση των ορίων για την εξεύρεση και την επιλογή προσωπικού: Η γεωγραφική κατανομή των υποψηφίων δεν αποτελεί εμπόδιο ή πρόκληση στη διαδικασία. Πέρα από τη γεωγραφική προσέγγιση, δίνεται η δυνατότητα να ενταχθούν και να ενσωματωθούν στην αγορά εργασίας και ομάδες ατόμων με κάποιες ιδιαιτερότητες, όπως άτομα με ειδικές ανάγκες, όπου η μετακίνηση τους για τις ανάγκες μίας παραδοσιακής εργασίας θα ήταν προβληματική. Επίσης μία μητέρα με μικρά παιδιά θα μπορούσε να εργάζεται από το σπίτι της, αφιερώνοντας παράλληλα και το χρόνο που χρειάζεται η οικογένεια της.

• Χρήση Τεχνολογίας Αιχμής: Οι τηλεργαζόμενοι τείνουν να είναι περισσότερο εκπαιδευμένοι στις νέες τεχνολογίες, κάτι που βελτιώνει τόσο την ευελιξία τους, όσο και τη γενικότερη απόδοση τους, αποτελώντας το πιο εκπαιδευμένο τμήμα του προσωπικού της επιχείρησης (Μήλιου και Πομπόρτσης, 2004).

• Η εργασία δεν επηρεάζεται από εξωτερικές διαταραχές: Οι εταιρίες είναι ανεπηρέαστες από εξωτερικές της εταιρίας διαταραχές, όπως, απεργίες στα μέσα μεταφοράς, κακές καιρικές συνθήκες, φυσικές καταστροφές.

Πλεονεκτήματα για το κοινωνικό σύνολο

• Μείωση των μετακινήσεων των εργαζομένων με συνέπεια τη προστασία του περιβάλλοντος: Εμβαθύνοντας, με την τηλεργασία επιτυγχάνεται λιγότερη ρύπανση λόγω της λιγότερης χρήσης της μεταφοράς, συνήθως αυτοκίνητα, και χαμηλότερες εκπομπές του CO2, λιγότερη κυκλοφορία, λιγότερες κοινωνικές δαπάνες που περιλαμβάνουν τα ατυχήματα αυτοκινήτων, την εισαγωγή σε νοσοκομείο και τις άδειες για λόγους υγείας. Με το σκοπό για να αναλύσει τον αντίκτυπο της τηλεργασίας στις κοινωνικές, εταιρικές και μεμονωμένες πτυχές, εξετάστηκε το στοιχείο κυκλοφορίας στην πόλη της Ρώμης. Σύμφωνα με τη μελέτη, τα οφέλη της τηλεργασίας και του αντίκτυπού της στην κοινωνία αποδεικνύονται έγκυρα. Η λεπτομερής ανάλυση παρουσιάζει ένα μέτρο στο οποίο οι εκπομπές του CO2 θα μειώνονταν στην Ιταλία εάν σχεδόν 1% μέχρι 10% του συνολικού εργατικού δυναμικού εργαζόταν από το σπίτι, δηλαδή η αποταμίευση μπορεί να ανέλθει σε 3000 τόνους του αερίου στην ετήσια βάση. Λόγω του μειωμένου αριθμού αυτοκινήτων, η αποταμίευση που λαμβάνεται από το λιγότερο αριθμό ατυχημάτων αυτοκινήτων είναι υποτιθέμενη για να φθάσει σε 46.5 λ., ο οποίος είναι ισοδύναμος με 4.8% της αποταμίευσης στις συνολικές κοινωνικές δαπάνες (Vari, M. Tagliavini, G. Ter-Oganesova, K., 2011).

• Ανάπτυξη των απομακρυσμένων περιοχών: Ορεινές ή νησιώτικες περιοχές μετατρέπονται σε χώρους δυναμικής ανάπτυξης της εργασίας. Αυτό επιτυγχάνεται καθώς μεταφέρεται ευέλικτα η εργασία στον τόπο διαμονής τους. Θα ήταν δυνατόν να πούμε ότι ίσως αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα όπλα του 21ου αιώνα ενάντια στον υπερσυγκεντρωτισμό των μεγάλων αστικών κέντρων.

• Μείωση μεταδιδόμενων ασθενειών: Οι εργοδότες που εφαρμόζουν τις πολιτικές τηλεργασίας μπορούν να είναι σε θέση να μειώσουν τη μετάδοση μεταξύ των υπαλλήλων της αναπνευστικής ασθένειας, συμπεριλαμβανομένης της εποχιακής και πανδημικής γρίπης (Rousculp et al., 2010).

Μειονεκτήματα

Μειονεκτήματα για τον εργαζόμενο

• Ελάχιστη με τους συναδέλφους: Με την τηλεργασία εκλείπουν οι εξωτερικές παρεμβάσεις και οι διακοπές από τους συναδέλφους. Δεν είναι όμως κάθε επίδραση των συναδέλφων αρνητική στην εκτέλεση της εργασίας. Αυτό που χάνουν οι εργαζόμενοι είναι η θετική αλληλεπίδραση, η υποστήριξη, η ανταλλαγή χρήσιμων πληροφοριών και το κλίμα «συντροφικότητας». Αυτό μπορεί να έχει αρνητική επίδραση στην ψυχολογία των εργαζομένων από απόσταση, αλλά και ουσιαστική επίδραση στην απόδοση της εργασίας τους (Taskin and Devos, 2005).

• Δυσκολία στην αξιολόγηση και εξέλιξη: Ένα άλλο δυνητικό πρόβλημα μπορεί να είναι ότι οι εργαζόμενοι όντας θεωρητικά «αόρατοι», αξιολογούνται μόνο από το αποτέλεσμα της εργασίας τους χωρίς να λαμβάνονται υπόψη άλλοι παράγοντες. Αυτό έχει αρνητικό αντίκτυπο στην εξέλιξη των τηλεργαζομένων, είτε αφορά σε μία μισθολογική μεταβολή, είτε μετακίνηση σε μία καλύτερη θέση ή ιεραρχικό επίπεδο.

• Απώλεια προνοµίων και δικαιωμάτων: ο τηλεργαζόμενος δεν απολαμβάνει κοινωνικά - εργασιακά δικαιώματα, όπως είναι η γονική άδεια, άδεια διακοπών, άδεια λόγω ασθένειας, υπερωρίες κλπ.

• Απώλεια τεχνικής υποστήριξης: Μία απλή τεχνική βλάβη μπορεί να καταστήσει την εργασία αδύνατη, κάτι που δεν θα συνέβαινε εάν κάποιος εργαζόταν στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, καθώς εκεί θα υπάρχει μία διαδικασία εξυπηρέτησης και αντιμετώπισης του προβλήματος. Είναι σημαντικό να έχουν προβλεφθεί τρόποι αντιμετώπισης των τεχνικών προβλημάτων από εξωτερικούς πόρους που θα μπορούν να δίνουν άμεσες λύσεις.

• Δυσκολία στο διαχωρισμό προσωπικής και επαγγελματικής ζωής: Για κάποιον που εργάζεται από το σπίτι, το να μπορεί να διαχωρίζει την προσωπική από την επαγγελματική του ζωή, όταν εργάζεται στον ίδιο χώρο όπου ζει, μπορεί να παρουσιάσει δυσκολίες και έλλειψη συγκέντρωσης, επηρεάζοντας τελικά την απόδοση του και το αποτέλεσμα της εργασίας του. Γι΄ αυτό οι τηλεργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να καθορίσουν τα όρια τους και να αξιοποιήσουν την ευελιξία που προσφέρει η τηλεργασία.

Μειονεκτήματα για τον εργοδότη

Όπως είναι φυσικό όμως για κάθε φαινόμενο υπάρχουν και κάποια μειονεκτήματα που αφορούν τον τρόπο εφαρμογής του (Shafizadeh et al, 1998).

• Ασφάλεια Δεδομένων: Ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων ή κακής χρήσης σημαντικών πληροφοριών είναι υπαρκτός. Υπάρχει ελάχιστη επίβλεψη και η απουσία από των παραδοσιακό, ελεγχόμενο χώρο εργασίας συνεπάγεται μεγάλο ρίσκο. Βάσει των ισχυρισμών της Pyöriä, (2011) , αυτός ο κίνδυνος μπορεί να αντιμετωπιστεί εν μέρει με τη στοχευμένη εκπαίδευση σχετικά με το χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων, όσο και από τη χρήση ασφαλούς τεχνολογίας για την πρόσβαση στο διαδίκτυο. Καθώς και τη χρήση κατάλληλου λογισμικού αποθήκευσης εφεδρικών αντιγράφων ασφαλείας (back up) ώστε να διασφαλιστεί ότι η όποια απώλεια δεδομένων θα μπορεί να αντιμετωπιστεί χωρίς δυσάρεστες επιπτώσεις.

• Μειωμένη δραστηριότητα και επικοινωνία με συναδέλφους: Η τηλεργασία είναι κατά βάση μία μορφή μοναχικής εργασίας. Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί κατά περίπτωση να έρθει σε αντίθεση με το ομαδικό πνεύμα ανάμεσα στο προσωπικό που θα επιθυμούσε κάποια εταιρεία. Βέβαια η πληθώρα των επιλογών της σύγχρονης τεχνολογίας, όπως τηλεδιασκέψεις, άμεσα μηνύματα, ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορούν σε κάποιο βαθμό να περιορίσουν το συγκεκριμένο παράγοντα (Ellison, 2004).

• Υποστήριξη εξοπλισμού: Σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ο εργαζόμενος δεν μπορεί να είναι παραγωγικός, ενώ ταυτόχρονα δεν είναι εύκολη η αντιμετώπιση του προβλήματος, λόγω της απόστασης και της ανάγκης χρήσης εξειδικευμένου προσωπικού. Το πρόβλημα αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να αντιμετωπιστεί με την απομακρυσμένη πρόσβαση (remote access) που επιτρέπει στον τεχνικό να επεμβαίνει στον υπολογιστή του εργαζόμενου από τα κεντρικά της εταιρείας μέσω του διαδικτυακού και εξειδικευμένου λογισμικού, κάτι που περιορίζει την ανάγκη για φυσική παρουσία (Πιερρακέας, 2003).

• Ζητήματα Ανθρώπινου Δυναμικού: Θα υπάρξουν δυσκολίες στην προσέλκυση ικανών μεν υποψηφίων, που όμως δεν είναι ούτε επαρκώς ενημερωμένοι, είτε δεν ενδιαφέρονται για τη συγκεκριμένη μορφή απασχόλησης.

• Μία ακόμη πρόκληση είναι η εκπαίδευση του προσωπικού. Πολλά άτομα χρειάζονται άμεση καθοδήγηση και έλεγχο για να αποδώσουν στην εργασία τους και δεν έχουν υψηλό επίπεδο αυτο-υποκίνησης. Επίσης, τα νέα άτομα έχουν πολλές φορές να ωφεληθούν πολλά από την παρουσία τους σε ένα οργανωμένο εργασιακό περιβάλλον και την αλληλεπίδρασή τους με παλαιότερους και έμπειρους εργαζόμενους (Taskin and Bridoux, 2010).

• Η Διοίκηση της Απόδοσης είναι επίσης ένα σημείο προβληματισμού. Η διασφάλιση ενός συγκεκριμένου αποδεκτού επιπέδου απόδοσης και η αξιολόγηση της ως προς τα αποτελέσματα είναι σημαντικός παράγοντας επιτυχίας της πρακτικής της τηλεργασίας.

Επιπλέον προς το παρόν διαπιστώνεται πως τα προβλήματα που δημιουργούνται προέρχονται κυρίως από το διοικητικό παράγοντα και όχι από τον τεχνολογικό. Οι μελέτες μέχρι σήμερα έχουν αγνοήσει τον αντίκτυπο εκείνων των διευθυντών που εργάζονται μακριά από τα γραφεία και τους υφισταμένους τους. Χρησιμοποιώντας ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων (Ν = 11.059), συγκρίθηκαν τρεις διευθυντικοί τρόποι εργασίας (παραδοσιακούς, τηλεργασία, εικονική εργασία), για να ερευνηθούν οι διαφορές στις κατώτερες επαγγελματικές εμπειρίες και τις εκβάσεις. Τα αποτελέσματα προτείνουν ότι σε σύγκριση υφισταμένων με τους διευθυντές σε έναν παραδοσιακό τρόπο εργασίας, οι επαγγελματικές εμπειρίες είναι γενικά λιγότερο θετικές, για τους υφισταμένους με τους διευθυντές τηλεργασίας που περνούν μια μερίδα της εβδομάδας μακριά από το γραφείο, και είναι ακόμη χαμηλότερες και για τους υφισταμένους με τους εικονικούς διευθυντές που είναι μακριά από το γραφείο αποκλειστικά. (Golden and Fromen, 2011).

Προϋποθέσεις για την ορθή τήρηση της Τηλεργασία

• Οργάνωση της τηλεργασίας: Τρεις βασικές παράμετροι για να λειτουργήσει ομαλά και αποτελεσματικά η σύγχρονη αυτή μέθοδος εργασίας είναι οι εξής:

• Η θεμελίωση καλών σχέσεων μεταξύ τηλεργαζόμενου και επιβλέποντα

• Η δημιουργία ενός άνετου και λειτουργικού χώρου εργασίας

• Ο σωστός σχεδιασμός χρόνου και τρόπου εργασίας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του επαγγέλματος

• Διαχείριση εργασίας βάσει προκαθορισμένων στόχων: Πρόκειται για μια ευρέως διαδεδομένη μέθοδο εργασίας κυρίως στο εξωτερικό. Αυτή η πτυχή του μάνατζμεντ συνιστά:

• Ανάλυση των επαγγελματικών καθηκόντων και υποχρεώσεων

• Ορισμός των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν

• Χρονικός προγραμματισμός

• Επιμέρους και συνολική ανασκόπηση και αξιολόγηση

Με άλλα λόγια, ο τηλεργαζόμενος προσδιορίζει από κοινού με τον επιβλέποντα (μάνατζερ) τους στόχους και τα χρονικά περιθώρια που επιβάλλει η φύση του επαγγέλματος. Μετά το πέρας κάθε στόχου κάνει μια τμηματική ανασκόπηση της προσπάθειάς του και ζητά την αξιολόγηση του αρμόδιου μάνατζερ. Αυτό που κυρίως προσέχει είναι να μην αποκλίνει χρονικά από τις δεδομένες ημερομηνίες (Robertson and Vink, 2012).

• Σχεδιασμός εργασίας; Πριν ξεκινήσει να εργάζεται ο τηλεργαζόμενος, οφείλει να σχεδιάσει καλά τα βήματα που θα ακολουθήσει. Σε άμεση συνεργασία πρέπει να ζητήσει από τον μάνατζερ το σύντομο προφίλ του συγκεκριμένου επαγγέλματος, το οποίο συνίσταται από τα χαρακτηριστικά και τις αρμοδιότητες του επαγγέλματος και από τις ικανότητες που θα πρέπει να έχει ο εργαζόμενος για να αντεπεξέλθει στις υποχρεώσεις του.

• Οργάνωση της εργασίας βάσει καθηκόντων: Το στάδιο αυτό περιλαμβάνει λεπτομερή ανάλυση των καθηκόντων. Πρέπει να οριστούν οι στόχοι και ο τρόπος που θα επιτευχθούν. Ο σχεδιασμός του χρονοδιαγράμματος υπάγεται επίσης σ' αυτήν την ενότητα (Nilles, 1998).

• Τμηματική ανασκόπηση: Εδώ ο μάνατζερ πρέπει από κοινού με τον τηλεργαζόμενο να ορίσει χρονικά σημεία θεώρησης και αξιολόγησης. Αυτά τα χρονικά σημεία θα πρέπει να διέπουν τη διαδικασία σε καθοριστικές στιγμές της.

• Οργάνωση του χώρου και των λειτουργιών: Κύριος υπεύθυνος για αυτή τη διαδικασία είναι ο μάνατζερ, ο οποίος πρέπει να ενημερώσει τον τηλεργαζόμενο για τα στάδια που θα αντιμετωπίσει στην πορεία, να οργανώσει το γραφείο του (τεχνολογικός ή άλλος εξοπλισμός), να του παρέχει διαρκή εκπαίδευση, να αναπτύξει τεχνικές επικοινωνίας, να εφεύρει τρόπους μέτρησης της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας και τέλος να δημιουργήσει το κατάλληλο υπόβαθρο στην εταιρεία για τηλεργασία (Johnson, 1997).

• Αυτοαξιολόγηση του τηλεργαζόμενου: Ο τηλεργαζόμενος θα πρέπει να αυτοαξιολογείται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Δεν διαθέτουν όλοι οι εργαζόμενοι τα χαρακτηριστικά του τηλεργαζόμενου. Ο τηλεργαζόμενος θα πρέπει να κάνει μια απογραφή του έργου του και των προσόντων του προτού να είναι αργά και να καταλήξει αν τελικά η τηλεργασία είναι ο τρόπος εργασίας που του ταιριάζει. Επίσης πρέπει να διαπιστώσει αν αυτά που σχεδιάστηκαν τηρούνται τόσο από την πλευρά του όσο και από την πλευρά της εταιρείας για να διευκολυνθεί το έργο του.

• Σωστή στρατηγική επικοινωνίας με τον μάνατζερ και με το γραφείο: Επειδή δεν υπάρχει διαρκής και πρόσωπο με πρόσωπο επαφή, υποχρεούται ο μάνατζερ αφενός να ξεδιαλύνει απόλυτα τους στόχους και αφετέρου να ενεργοποιήσει σωστά κανάλια επικοινωνίας του τηλεργαζόμενου με τα γραφεία της εταιρείας. Ανά πάσα στιγμή ο τηλεργαζόμενος θα πρέπει να έχει πρόσβαση και επικοινωνία με τους αρμόδιους. Η επικοινωνία αυτή δεν έχει μόνο σχέση με την εργασία αυτή καθ' εαυτή, αλλά και με το γενικότερο εργασιακό κλίμα (για παράδειγμα, επικοινωνιακή σχέση με συναδέλφους, ενημέρωση κ.λ.π.). Υπάρχουν διάφορες τεχνικές επικοινωνίας, μερικές από αυτές είναι η τηλεδιάσκεψη, η οργάνωση σε ομάδες επικοινωνίας κ.ά. (Golden, 2009).

• Έξοδα - Δαπάνες: Αφενός πρέπει να υπολογιστούν οι δαπάνες ώστε να εξοπλιστεί το γραφείο ή το τηλεκέντρο (επίπλωση χώρου, μόντεμ, PC, εκτυπωτής, τηλέφωνο, φαξ, αυτόματος τηλεφωνητής κ.ά.). Αφετέρου υπάρχουν τα τρέχοντα έξοδα, όπως το ενοίκιο του χώρου, το ηλεκτρικό ρεύμα, το τηλεπικοινωνιακό κόστος, το σέρβις των μηχανημάτων και τα αναλώσιμα, όπως μελάνι, χαρτί, δισκέτες και ότι άλλο χρειάζεται (Gray , Hodson and Gordon, 1993).

Ελλάδα και προοπτικές Τηλεργασίας

Nομικά θέματα που σχετίζονται με την τηλεργασία

Στην Ελλάδα η τηλεργασία αναγνωρίστηκε ως ειδική μορφή απασχόλησης με το Νόμο 2639/1998. Για την προώθηση της νέας αυτής μορφής εργασίας, η πολιτεία έδωσε κίνητρα με την προβλεπόμενη στην εγκύκλιο ΠΟΛ.1108/2000, έκπτωση δαπανών των επιχειρήσεων που απασχολούν τηλεργαζόμενους. Τα άτομα που απασχολούνται με τη μορφή τηλεργασίας από το Δημόσιο και ΟΤΑ ασφαλίζονται σύμφωνα με την Εγκύκλιο ΤΕΒΕ στον ΟΑΕΕ - ΤΕΒΕ. Για την τηλεργασία περιλαμβάνει ρυθμίσεις και η τελευταία εθνική γενική συλλογική σύμβαση 2006-2007 καθώς και η Υπουργική απόφαση 80025/2004.

Η Εθνική Γενική Συλλογική Σύμβαση Εργασίας (Ε.Γ.Σ.Σ.Ε.) ενσωματώνει στο θεσμικό πλαίσιο για τις ελληνικές εργασιακές σχέσεις την Ευρωπαϊκή συμφωνία - πλαίσιο για την τηλεργασία, όπως αυτό ορίστηκε στις 16 Ιουλίου 2002. Η συμφωνία - πλαίσιο καλύπτει όλους τους εργαζόμενους σε κάθε τομέα της οικονομίας. Παρ 'όλα αυτά, μέχρι σήμερα δεν έχει θεσπιστεί λεπτομερές νομοθετικό πλαίσιο των όρων εργασίας του τηλεργαζόμενου ατόμου ούτε σε επίπεδο εθνικό αλλά ούτε και σε επίπεδο ΕΕ (Βλασσόπουλος, 2005). Έτσι τα αρμόδια όργανα καλούνται να διαμορφώσουν νέες πολιτικές ανθρώπινων πόρων οι οποίες θα προετοιμάζουν καλύτερα τους σημερινούς και τους μελλοντικούς εργαζόμενους καθώς και τους διευθύνοντες για να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις της τεχνολογίας.

Η τηλεργασία έχει οικειοθελή χαρακτήρα για τους ενδιαφερόμενους, εργαζόμενο και εργοδότη. Μπορεί να αποτελεί μέρος της αρχικής περιγραφής της θέσης εργασίας του εργαζόμενου ή μπορεί να υπάρξει συμφωνία εκ των υστέρων. Και στις δύο περιπτώσεις, ο εργοδότης παρέχει στον τηλεργαζόμενο τις απαραίτητες γραπτές πληροφορίες σύμφωνα με το Π.Δ.156/1994, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τις ισχύουσες συλλογικές συμβάσεις, την περιγραφή της εργασίας προς εκτέλεση κ.λπ. Οι ιδιαιτερότητες της τηλεργασίας απαιτούν συμπληρωματικές γραπτές πληροφορίες σε θέματα όπως το τμήμα της επιχείρησης από το οποίο εξαρτάται ο τηλεργαζόμενος, τον ή την ιεραρχικά άμεσα ανώτερή του/της ή άλλα άτομα στα οποία ο τηλεργαζόμενος μπορεί να απευθύνει ερωτήματα επαγγελματικής ή προσωπικής φύσης, τρόπους αναφοράς κ.λπ. Αν η τηλεργασία δεν είναι μέρος της αρχικής περιγραφής της θέσης και αν ο εργοδότης κοινοποιήσει προσφορά τηλεργασίας, ο εργαζόμενος μπορεί να δεχθεί ή να αρνηθεί αυτή την προσφορά. Όταν ένας εργαζόμενος εκφράζει την επιθυμία για μια θέση τηλεργασίας, ο εργοδότης μπορεί να δεχθεί ή να αρνηθεί αυτό το αίτημα. Η μετάβαση στην τηλεργασία από μόνη της δε θίγει το καθεστώς απασχόλησης του τηλεργαζόμενου, μεταβάλλει μόνο τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται η εργασία. Η άρνηση ενός εργαζόμενου να αποδεχθεί την τηλεργασία δεν αποτελεί από μόνη της αιτία διακοπής της εργασιακής σχέσης ούτε τη μεταβολή των όρων και συνθηκών απασχόλησης αυτού του εργαζόμενου. Αν η τηλεργασία δεν αποτελεί μέρος της αρχικής περιγραφής της θέσης εργασίας, η απόφαση για μετάβαση στην τηλεργασία είναι ανακλητή με ατομική ή/και συλλογική σύμβαση. Η ανάκληση μπορεί να συνεπάγεται επιστροφή στην εργασία μέσα στις εγκαταστάσεις του εργοδότη, ύστερα από αίτηση του εργαζόμενου ή του εργοδότη.

Ζητήματα όπως τα παρακάτω, αποτελούν μέρος της αρχικής συμφωνίας μεταξύ εργαζόμενου και εργοδότη:

• Το δικαίωμα της παρέμβασης και επιθεώρησης του προσωπικού χώρου: Αναφέρεται σ' αυτές τις περιπτώσεις που ο προσωπικός χώρος του τηλεργαζόμενου ελέγχεται ή εποπτεύεται από υπεύθυνο της εταιρείας για να διαπιστωθεί η καταλληλότητα του χώρου και του εξοπλισμού. Πρόκειται για μία περίπτωση κατά την οποία μπορεί να δημιουργηθεί πρόβλημα μεταξύ των δύο πλευρών (εργοδότης - τηλεργαζόμενος), αν δεν έχει προβλεφθεί κάτι τέτοιο νομικά ή στο συμβόλαιο εργασίας. Ο μεν εργοδότης μπορεί να επικαλεστεί λόγους ασφάλειας, υγιεινής και παραγωγικότητας, προκειμένου να επιθεωρήσει τον ιδιωτικό χώρο εργασίας του τηλεργαζόμενου, που είναι ταυτόχρονα και η κατοικία του, ενώ ο τηλεργαζόμενος υποστηρίζεται από την αρχή που θέλει την κατοικία του να αποτελεί και άσυλο το οποίο μπορεί να παραβιαστεί μόνο με ένταλμα, θεωρώντας ότι η επίσκεψη αρμοδίων στον προσωπικό του χώρο συνιστά καταπάτηση της ιδιωτικής του ζωής.

• Κάλυψη εξόδων: Ο εργοδότης κανονικά οφείλει να προμηθεύσει με υπολογιστή τον εργαζόμενο και πρέπει να καλύψει όλα τα έξοδα του εργαζόμενου που έχουν σχέση με την εργασία του. Σύμφωνα με αυτή λοιπόν τη ρήτρα, είναι υποχρεωμένος ο εργοδότης να καλύψει τον τηλεφωνικό λογαριασμό, ή έξοδα χαρτικών και ειδών γραφείου κ.ά. Το ίδιο θα πρέπει να προβλεφθεί και για τους τηλεργαζόμενους, είτε μέσω ειδικής νομικής ρύθμισης είτε μέσω του συμβολαίου που υπογράφουν οι δύο πλευρές.

• Έξοδα του χώρου εργασίας: Τέτοια έξοδα αποτελούν η θέρμανση, ο φωτισμός και η καθαριότητα του χώρου, στο βαθμό που αναφέρονται στο χώρο εργασίας του τηλεργαζόμενου.

• Επίβλεψη και παρακολούθηση της παραγωγής έργου: Ο τηλεργαζόμενος πρέπει να δικαιούται να έχει αρμόδιο για την επίβλεψή του.

• Υπευθυνότητα για την καταστροφή ή την απώλεια υλικού: Θα πρέπει να προβλέπεται αν ο τηλεργαζόμενος είναι υπόλογος σε περίπτωση που χαθεί, καταστραφεί ή ακόμα διοχετευθεί υλικό σε κατευθύνσεις που δεν προβλέπονται από τις εκάστοτε συμφωνίες.

• Ασφαλής πρόσβαση στο Δίκτυο - Η αρχή της εμπιστευτικότητας: Η εταιρεία θα πρέπει να διασφαλίσει ότι η πρόσβαση στο δίκτυο του τηλεργαζόμενου και η μεταφορά υλικού και πληροφοριών γίνεται με απόλυτη ασφάλεια. Είναι γνωστά τα προβλήματα που εμφανίζονται κατά καιρούς όπου οι επονομαζόμενοι hackers παραβιάζουν τους προστατευτικούς κωδικούς και αποκτούν άμεση πρόσβαση στο υλικό.

Ελλάδα και Τηλεργασία

Η χώρα μας με το μεγαλύτερο μέρος της αποτελούμενο από νησιωτικές και ορεινές περιοχές είναι ίσως το ιδανικό έδαφος για την εφαρμογή και ανάπτυξη της τηλεργασίας. Αυτό συμβαίνει γιατί η νέα αυτή μορφή εργασίας είναι εκείνη που κυρίως "μεταφέρει" την εργασία στον χώρο διαμονής των εργαζομένων μειώνοντας τις δυσκολίες ανάπτυξης της απασχόλησης που συσχετίζονται με την υλοποίηση επενδύσεων μεγάλου κόστους και βαριάς μορφής. Κάτι παραπάνω από μια απλή επένδυση "εντάσεων εργασίας" πρέπει να θεωρηθεί κάθε επένδυση που αφορά την υλοποίηση δράσεων τηλεργασίας στην Ελληνική περιφέρεια. Είναι για την ακρίβεια η ταχύτατη και ευέλικτη μεταφορά του "όγκου της εργασίας" οπουδήποτε, στηριζόμενη στην χρήση των τεχνολογιών της πληροφορικής και των σύγχρονων τηλεπικοινωνιών.

Στην Ελλάδα διαπιστώνεται, ότι μέχρι τώρα οι τοπικές επιχειρήσεις δεν είναι εξοικειωμένες με την έννοια της τηλεργασίας, παρά το γεγονός ότι η φυσική και κοινωνική δομή της χώρας ευνοεί την ανάπτυξη και ενσωμάτωση νέων τρόπων εργασίας.

Οι περισσότερες δημόσιες υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων και των τοπικών αρχών διοίκησης, όπως επίσης και οι επιχειρήσεις και βιομηχανίες βρίσκονται εγκατεστημένες στα μεγάλα αστικά κέντρα, τα οποία έχουν μία σημαντική οικιστική πυκνότητα. Παρ'όλα αυτά, η Ελλάδα είναι μία κατά βάση επαρχιακή χώρα και κατά συνέπεια οι κάτοικοι των επαρχιακών περιοχών πρέπει να μετακινούνται προς τα αστικά κέντρα για να μπορούν να έχουν καλύτερες δυνατότητες απασχόλησης. Αυτό οδηγεί σε μία βαθμιαία υποβάθμιση του ρόλου των επαρχιακών περιοχών στην οικονομική και τεχνολογική ανάπτυξη της χώρας, η οποία συνοδεύεται και από μία μη ελεγχόμενη ανάπτυξη και επέκταση των αστικών κέντρων.

Μέσα από την τηλεργασία, πολλές λειτουργίες που μέχρι τώρα γίνονται σε γραφεία θα μπορούν να γίνονται από άτομα που εργάζονται είτε στο σπίτι τους είτε σε κέντρα τηλεργασίας που βρίσκονται εγκατεστημένα σε απόσταση από τα κεντρικά γραφεία των επιχειρήσεων.

Επειδή προς το παρόν το κόστος για την υποστήριξη εργασίας από το σπίτι είναι μάλλον απαγορευτικό ή τουλάχιστο δεν αποτελεί κίνητρο για να εργαστεί κάποιος από εκεί, η καλύτερη λύση είναι η δημιουργία κέντρων τηλεργασίας στις απομακρυσμένες περιοχές, από ανάδοχες εταιρίες για παράδειγμα, τα οποία θα μπορούν να χρησιμοποιούν όλοι οι τηλεργαζόμενοι της περιοχής. Αυτά τα κέντρα θα παρέχουν όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό και επίσης θα μπορούν να προσφέρουν και νομική ή κάθε άλλου είδους υποστήριξη στους εργαζόμενους, αν αυτό χρειάζεται.

Συμπεράσματα

Δεν είναι δυνατό όλες οι εργασίες να γίνουν από απόσταση και μέσω της τηλεργασίας. Είναι συγκεκριμένες εργασίες και ενέργειες που προσφέρονται για διεξαγωγή από απόσταση και άλλες οι οποίες δεν προσφέρονται, όπως είναι παράδειγμα η εργασία σε μια γραμμή παραγωγής.

Η τηλεργασία μπορεί να λειτουργήσει θετικά, μόνο όταν υπάρχουν οι κατάλληλες προϋποθέσεις από την πλευρά του εργαζόμενου, όπως γνώση, ικανότητα, κατάλληλο κλίμα, επιλογή δραστηριοτήτων και γενικά αποφυγή των αρνητικών επιπτώσεων.

Από την άλλη οι εταιρίες θα πρέπει να επιλέγουν τα κατάλληλα άτομα, που θα μπορούσαν να αντεπεξέλθουν με επιτυχία σε αυτό το είδος της εργασίας.

Τέλος θα πρέπει να τονισθεί ότι η πολιτεία θα πρέπει με το κατάλληλο θεσμικό πλαίσιο, να διασφαλίζει και να προστατεύει τους εργαζόμενους με αυτή τη μορφή εργασίας.